湖南第一师范学院采购（招标）项目管理办法
湘一师校字〔2016〕125号
第一章 总则
第一条 为加强学校招标采购工作管理，规范采购行为，降低采购成本，加强对采购工作的监督，提高资金使用效益，切实维护学校利益，促进学校各项事业的发展，依据《中华人民共和国招标投标法》、《中华人民共和国政府采购法》和《中华人民共和国合同法》等有关法律、法规及湖南省关于招标和政府采购的有关法规和规章，结合学校实际，制定本办法。
第二条 本办法中的采购（招标）是指对工程项目、货物项目、服务项目采购（招标）的统称。凡以学校名义进行采购（招标）活动的所有项目，均适用本办法。纳入政府采购的项目，除按政府采购规定程序完成外，其他程序按本办法执行。
第三条 采购(招标)项目分为工程类、货物类、服务类三种，分别按其行政管辖权限归口到相关职能部门。各项目启动采购（招标）时，成立以项目分管校领导和主管职能部门、使用部门、财务处、审计处负责人及相关专业技术人员组成的项目组，分管校领导为项目组组长，项目主管职能部门的主要负责人负责具体组织、实施工作。纪委、监察处负责对项目采购（招标）工作实施全程监督。
第二章 采购（招标）范围及限额标准
第四条 采购（招标）范围
1．工程类：
（1）建筑物和构筑物的新建、改建、扩建、装修、拆除、修缮，与工程相关的勘察、设计、施工监理、检测、造价咨询、环境评估、招标代理、外审等服务，视为工程项目。
（2）绿化工程（含设计及施工）。
2．货物类
交通工具、电器设备、办公设备、家具用品、大宗消耗用品（含办公、教学、实验、消防等耗材）、计算机软件、原材料、燃料、教学设备、出版物（含教材、图书、电子出版物等）、公寓用品、学生用品（军训服、接收机、课桌椅及校服）、医疗药品、医疗设备、食堂厨具和燃气设备、网络设备、监控设备、网络工程、系统集成等。
3．服务类
汽车（保险、维修、加油）、物业管理、绿化养护、所有设备的维护及维修、软件开发、印刷、出版、法律服务、招标代理、大型会议定点、资产租赁、资产处置、网络租赁、网络维护、车辆租赁、新生入学商家赞助等。
4．复合项目采购（招标），即一个项目中既含有货物又含有工程或服务的，按照资金比重较大的项目份额确定其属性。比重相当，相互联系不大的可以分别进行单项采购（招标）。
第五条 限额标准
1.省级政府采购限额标准：湖南省年度省级政府集中采购目录以外且采购限额标准以上的政府采购项目，实行委托代理机构分散采购。具体限额标准为：（1）货物项目：采购预算金额达到30万元以上；（2）服务和工程项目：采购预算金额达到60万元以上。
2.公开招标数额标准：湖南省政府采购货物和服务项目公开招标数额标准为100万元；政府采购工程项目的公开招标数额标准按照国家有关规定执行。采购人采购货物或服务达到公开招标数额标准的，应当采用公开招标方式；因特殊情况需要采用公开招标以外的采购方式的，应当在采购活动开始前，按法定程序办理。
3. 30万元以下的货物项目，60万元以下的服务、工程项目，由主管职能部门提出采购（招标）建议，按本规定的项目审批权限审批后，由学校自行组织采购（招标）。其中，2万元以下的货物、服务项目，由使用部门和项目主管职能部门共同采购； 货物、服务、工程项目10万元以上（含），原则上需要面向社会公开招标，并按公开招标的程序进行；基建、维修工程项目10万元以下，由准入制确定的中标商（每年年初由学院组织对日常维修项目的施工单位进行招标。根据报价、业绩、实力、信誉，选择一家中标单位）为本年度的施工单位。费用按准入单价和实际工程量经审计后结算（具体项目实施时，必须加强前期论证、现场监督实施过程、验收、结算审计等环节）。
第六条 招标范围和限额标准，可以按照湖南省当年出台的政府集中采购目录及政府采购限额标准要求进行调整。
第三章 采购（招标）
第七条 采购（招标）程序：
项目申请→前期论证→项目立项→项目控制价（或底价）确定→招标代理公司选定→编制采购（招标）文件→项目组审批（主管职能部门、财务处、审计处、分管校领导）→校长审批→发布信息→投标单位报名及资质预审→抽取评审专家→开标、评标、定标→公布中标单位→签订合同→项目实施（过程监督）→验收→审计结算（工程类项目）→付款→资料归档。
各程序的具体要求如下：
1．项目申请
使用部门根据学校建设规划和办学、办公的需要，原则上在每年十一月中旬以前，向学校相关职能部门书面提出下一年需要采购（招标）项目的申请，填写《采购（招标）项目前期申请表》，申请中应说明项目的名称、内容、用途、技术参数、数量（工程量）、资金预计、使用时间等。十二月初汇总所有申请，学校组织审核。
2．前期论证
项目启动后，成立以项目分管校领导和主管职能部门、使用部门、财务处、审计处的负责人及相关专业技术人员组成的项目组。由项目组牵头组织项目论证，论证内容包括：数量（工程量），项目所需要的材料及设备的规格、品牌、产地，工期（交货时间、服务时间），市场价格以及项目方案的科学性、项目实施的必要性等。根据论证情况，填写《采购（招标）项目前期论证登记表》，论证人员在登记表上签名确认。
3．项目立项
（1）经过上年底项目审核，并有预算列支的。
①批量在10万元以下2万元以上（含）的货物采购、服务项目；20万元以下的基建工程项目；5万元以下的维修工程项目，由项目组根据项目性质提出采购建议，送分管院领导审批后执行。
②批量在10万元以上（含）的货物采购、服务项目；20万元以上（含）的基建工程项目；5万元以上（含）的维修工程项目，根据项目大小按《湖南第一师范学院贯彻落实〈关于坚持和完善普通高等学校党委领导下的校长负责制的实施意见〉实施细则》（湘一师党字〔2014〕58号）权限审批通过后，方可执行。
（2）未经过上年底审核的项目，原则上不安排采购（招标）。确因情况特殊，必须新建的项目，则由使用部门提出申请，经项目组组织论证，分管院领导批准，根据本办法规定按权限审批。
4．项目组编制招标文件
招标文件应包括以下内容：
（1）招标邀请；
（2）投标人须知（包括密封、签署、盖章要求等）；
（3）投标人应当提交的资格、资信证明；
（4）投标报价要求、投标文件编制要求和投标保证金交纳方式；
（5）招标项目的技术规格、数量（工程量）和质量要求，包括附件、图纸或样品等；
（6）合同主要条款及合同签订方式；
（7）工期、交货时间、提供服务的时间；
（8）评标办法、评标标准和废标条款；
（9）投标截止时间、开标时间及地点；
（10）其它相关内容。
招标人应当在招标文件中规定并标明实质性要求和投标必须满足的条件。
5．项目审批
主管职能部门提交编制的采购（招标）文件，填写《采购（招标）文件审批表》，经财务处、审计处主要负责人审核签字后，送项目组组长（即项目分管校领导）审批。
6．校长审批
上述《采购（招标）文件审批表》及其附件，根据本办法规定的权限，送校长审批。
7．发布招标信息
政府采购和省招标办招标的项目，按政府采购和省招标办的规定发布信息。学校招标的项目，可依托政府采购网发布信息，同时必须在学校校园网上发布，并可用电话、手机信息辅助发布，发布后持续时间不得少于五天。招标公告应包括如下主要内容：
（1）招标采购单位的名称、地址和联系方法；
（2）招标项目的名称、数量（工程量）或者招标项目的性质；
（3）投标人的资格要求；
（4）获取招标文件的时间、地点、方式及招标文件售价；
（5）投标截止时间、开标时间及地点。
8．接受报名及资格审查
主管职能部门按招标文件约定的时间，派专人在指定的地点接受报名。
9．抽取评审专家
（1）评审专家由项目组的相关人员及校内外技术专家构成。
（2）评审专家的抽取时间原则上应在开标前半天内。
（3）每个项目的评审专家由项目组和监察处共同抽取组成。
（4）项目组（含使用部门）的评审专家，在相应部门的正科级及以上职务或副高职称、博士及以上人员中抽取产生。一个部门只能抽取一个评审专家。
（5）项目组组长（即项目分管校领导）或主管职能部门负责人为项目开标主持人，主持人不作为评委。
（6）参加政府采购招标项目的校内评委，由学校校长、纪委书记、分管校领导商议推荐。
10．开标、评标、定标
（1）开标、评标过程应由主管职能部门指定专人负责记录，填写《采购（招标）评审登记表》。评标结束后，由评委及相关人员在登记表上签字确认。
（2）截止投标时间参加投标的供应商不足三家的，原则上应予废标，并依法依规重新招标；特殊情况下，项目组经与纪委监察处商议并报分管校领导与纪委书记同意后，可采取其它方式评标。
在评标期间，出现符合专业条件的投标人或者对招标文件作出实质响应的投标人不足三家情形的，可以比照此款第（2）条规定执行。
（3）评标工作由项目组负责组织，具体评标事务由依本办法组建的评审小组负责，评审小组独立履行下列职责：
①审查投标文件是否符合招标文件要求，并作出评价；
②要求投标人对投标文件有关事项作出解释或者澄清；
③推荐中标候选人名单。
④向监察处报告非法干预评标工作的行为。
（4）定标：按招标文件事前公布的评标办法，由评审小组独立评价，给出评审结果。
（5）主管职能部门向纪委办、监察处报告采购（招标）事宜，纪委办、监察处通过现场监督或事后查阅评标记录、了解评标情况等方式监督评标过程。
11．合同签订
（1）合同是项目施工、验收、付款的重要依据之一。中标通知书发出之时起30日之内，招标人和中标人应完成合同的签定。
（2）根据项目的性质，如需进行谈判的，主管职能部门应组织使用部门、专业技术人员及相关职能部门负责人与中标方进行实质性谈判，并做好谈判记录，谈判人员在谈判结果上签字确认。重大项目由项目组组长或校长担任谈判组组长。
（3）合同签定必须以招标文件、投标文件为依据，双方不得进行实质性变更。
（4）合同条款包括以下主要内容：采购号、标的、采购清单（工程清单、货物清单、服务清单）、价款、付款方式、履行期限、送货地点、双方权利与义务、违约责任、保修（养）条款（含质保金）、特殊条款（赠送、优惠等条款）等。合同附件及补充条款要写明与主合同具有同等法律效力；合同内容必须完整、明确。
（5）合同实行责任会签、多部门存档管理制度。项目组填写《采购（招标）项目合同审批表》，由相关部门主要负责人、学校法制部门负责人、项目组组长会签后，由校长（法人代表）审批、签署合同，单位盖章。合同一般至少一式陆份，主管职能部门自留一份存档备查，并分送中标方、使用部门、财务处等相关部门存档备查。
12．项目实施及过程监督
施工安装类项目，根据项目需要，学校派管理人员和专业技术人员若干，加强对施工过程的监督，实施过程中所需要的材料（设备）及其数量、品牌、产地、规格等，进场后由主管职能部门、审计处等相关部门按合同逐一查验，并签字确认。
13．项目变更
由于每个项目的变更情况和条件不同，具体变更程序按本办法附件各细则中的规定执行。项目变更需填写《采购（招标）项目变更审批表》，必要时还应填写《变更论证登记表》。
14．项目验收
项目验收是指中标方按合同已全部履行到位，请求招标方按合同要求进行验收的活动。
（1）验收分为清单验收和技术验收：清单验收是指按合同中规定的产品型号规格、数量或工程量进行核对。技术验收是指满足合同技术要求的功能检验。
（2）隐蔽工程的验收（含隐蔽包装即设备内的配置规格型号）指项目实施中，对所需掩埋覆盖的内容进行隐蔽前的检验，要求由主管职能部门现场监督人员（含监理方）、财务处、审计处、施工方共同确认签证后，方可覆盖。
（3）验收程序：项目完成后，中标方提出申请，经使用部门初步验收合格，由项目主管职能部门牵头组织综合验收，验收组成人员由主管职能部门、使用部门、财务处、审计处及相关专业技术人员组成。验收后，根据验收情况对项目作出结论，填写《采购（招标）项目验收登记表》，并由参加验收人员签字确认，作为付款的依据之一。需要整改的，由项目组写出整改意见，并督促整改。监察处可派人监督验收过程。
15．工程项目审计结算
项目验收合格后，主管职能部门准备好每个环节的原始材料，送学校审计处审计。审计结论必须由施工方（供货方）、主管职能部门、财务处签字确认后，方能作为支付项目款的依据。
外审单位须从省内优秀的审计公司中抽取，抽取工作由审计处与监察处共同完成，报校长审定。
18．资料归档
项目采购（招标）资料由主管职能部门专人保存，实行一项目一档案。档案内容包括整个招标活动及实施过程中的原始资料，保存时限一般为10~15年，施工图纸等重要资料需永久保存。
第八条 采购（招标）方式
采购（招标）方式分为公开招标、邀请招标、竞争性谈判、单一来源采购、询价及其他采购方式等。
1．公开招标采购、邀请招标采购
（1）公开招标采购：是指招标单位以招标公告的方式邀请不特定的法人或者其他组织进行投标的采购方式。达到公开招标数额标准或规定应当公开招标的项目，应当采用公开招标采购方式。
（2）邀请招标采购：是指招标单位以投标邀请书的方式邀请特定的法人或者其他组织进行投标的采购方式。对于某些有特殊性质（如涉及国家安全、学校机密等）、只能从有限范围的供应商采购的，或采用公开招标方式的费用占采购项目总价值的比例过大的，可采用邀请招标的方式采购。
（3）政府采购项目严格按照政府采购法及实施条例有关法定时限执行。校内采购（招标）项目招标文件自发出之日起至投标截止日止，时间不得少于十日。有下列特殊情形之一的，经分管校领导、纪委书记、校长商议批准后可以缩短，但不得少于五日。
（a）符合招标条件但需紧急采购的；
（b）招标采购单位预先发布过采购预告的；
（c）采购货物或服务属于通用商品和标准服务的、潜在投标人编制投标文件费时不多的；
（d）同一类采购项目连续实行协议供货制度的。
2．竞争性谈判采购
符合下列条件之一的，可采用竞争性谈判方式采购：
（1）招标后没有供应商（施工方）或没有合格的供应商（施工方）投标，或重新招标未能成立的；
（2）技术复杂或性质特殊，不能确定详细规格或具体要求的；
（3）采用招标所需时间不能满足用户紧急需要的；
（4）不能事先计算出价格总额的。
3．单一来源采购
（1）符合下列条件之一，可采用单一来源方式采购：
（a）只能从唯一的供应商（施工方）采购的；
（b）发生了不可预见的紧急情况，不能从其他供应商（施工方）采购的；
（c）必须保证原有采购项目的一致性或服务配套的要求，需要继续从原供应商（施工方）处添购资金总额不超过原合同金额的百分之十的。
（2）采取单一来源方式采购的，采购人与供应商（施工方）应当在遵循有关法律规定的原则、保证采购项目质量和双方商定合理价格的基础上进行采购。
4．询价采购
采购的货物的规格、标准统一，现货货源充足且价格变化幅度小的且总金额低于6万元的项目，可进行询价采购。
5．协议供货：按省财政厅最新的协议供货有关事项的通知精神执行。
第四章 投标
第九条 投标人是响应招标并且符合招标文件规定资格条件的参加投标竞争的法人、其他组织或自然人。
第十条 投标文件由商务部分、技术部分、价格部分组成，投标文件应当对招标文件提出的要求和条件作出实质性响应。
第十一条 投标保证金交纳的标准一般为采购招标项目概算的1%，投标保证金必须通过投标单位的公司账户转到学校财务账户，投标单位拒绝交纳保证金的，招标人可拒收投标文件。
第五章 评委
第十二条 学校建立和不断充实采购（招标）评审专家库，评审专家应具备下列条件：
1．具有较高的业务素质和良好的职业道德，在采购项目的评审过程中能以客观公正、廉洁自律、遵纪守法为行为准则；
2．具有本科（含本科）以上文化程度，高级专业技术职称或者具有同等专业水平（特殊专业可放宽到中级）。校内特殊项目因技术复杂，评委不能满足技术水平要求时，可实行评委外聘。
3．本人愿意以独立身份参加评审工作，并接受监督部门的监督管理；
4．没有违纪违法等不良记录。
第十三条 评审专家的权利与义务：
评审专家在采购活动中享有以下权利：
1．对采购制度及相关情况的知情权；
2．对投标人所供货物、工程和服务质量的评审权；
3．推荐中标候选投标人的表决权；
4．按规定获得相应的评审劳务报酬；
5．法律、法规和规章规定的其他权利。
评审专家在采购活动中承担以下义务：
1．为采购工作提供真实、可靠的评审意见；
2．严格遵守采购评审工作纪律，不得向外界泄露评审情况;
3．发现供应商在采购活动中有不正当竞争或恶意串通等违规行为，应及时予以制止并向现场监察人员或学校监察处报告；
4．解答有关方面对采购评审工作中有关问题的咨询或质疑；
5．法律、法规和规章规定的其他义务。
第六章 评分办法
第十四条 学校采购（招标）主要采取最低评标价法、综合评分法、性价比法三种评分办法，项目主管职能部门根据项目性质选择相应的评分办法编制招标文件，按规定的程序流程审批。
1．最低评标价法，是指以价格为主要因素确定中标候选供应商的评标方法，即在全部满足招标文件实质性要求前提下，依据统一的价格要素评定最低报价，以提出最低报价的投标人作为中标候选供应商或者中标供应商的评标方法。
最低评标价法适用于标准定制商品及通用服务项目。
2．综合评分法，是指在最大限度地满足招标文件实质性要求前提下，按照招标文件中规定的各项因素进行综合评审后，以评标总得分最高的投标人作为中标候选供应商或者中标供应商的评标方法。
综合评分的主要因素是：价格、技术、财务状况、信誉、业绩、服务、对招标文件的响应程度，以及相应的比重或者权值等。上述因素应当在招标文件中事先规定。
评标时，评审组各成员应当独立地对每个有效投标人的标书进行评价、打分，然后汇总每个投标人每项评分因素的得分。
采用综合评分法的，参照《政府采购法》的相关文件执行。
3．性价比法，是指按照招标要求对投标文件进行评审后，计算出每个有效投标人除价格因素以外的其他各项评分因素(包括技术、财务状况、信誉、业绩、服务、对招标文件的响应程度等)的汇总得分，并除以该投标人的投标报价，以商数（评标总得分）最高的投标人为中标候选供应商或者中标供应商的评标方法。
第七章 纪律
第十五条 学校所有相关工作人员必须自觉遵守党和国家关于廉洁自律的相关法律法规和本办法的有关规定，自觉接受监督，遵守以下规定：
1．任何部门和个人不得将依法必须实施招标采购的项目化整为零或以其他方式规避招标采购；
2．采购（招标）文件的内容必须符合国家的有关法律、政策，不得带有个人或部门利益的倾向，不得对潜在的投标人设定有排斥或歧视等不合理条款；
3． 项目当事人不得向投标人或外界透露有可能影响公平竞争的有关情况（如标底等）；
4．不得接受投标人的请吃、请玩及各种礼品、礼金、有价证券、购物卡及其他支付凭证；
5．不得介绍亲属、子女及身边特殊关系人直接或间接参与材料的供应和影响项目采购（招标）；
6．不得违规操纵、干预、明示或暗示项目采购（招标）的活动；
7．不得与投标人发生任何利益关系；
8.其他违纪违规行为。
第十六条 对违反本办法第十五条规定的，由学校纪委、监察处依据《中国共产党党员纪律处分条例》和《事业单位工作人员处分暂行规定》的相关条款进行处理；触犯法律的，移送司法部门处理。
第十七条 凡未按本办法规定，擅自进行项目采购（招标），给学校造成重大社会影响和经济损失的，除取消经办人采购（招标）的职权外，学校视情节轻重给予通报批评、经济赔偿、行政处理、党纪政纪处分等处罚；触犯法律的，移送司法部门处理。
第十八条 任何个人和部门对学校采购（招标）活动中的违纪违规行为，有权检举和投诉。
第八章 附则
第十九条 本办法自发文之日起执行。与本办法不符的原有文件规定同时废止。附属小学参照本办法制定相关管理制度并予以执行。
附件：1．工程项目采购（招标）管理实施细则
2．货物采购项目（招标）项目管理实施细则
3．服务项目采购（招标）管理实施细则
4．项目采购（招标）评审程序
5.采购（招标）项目管理相关表格
湖南第一师范学院
二〇一六年十二月三十日
湖南第一师范学院党委行政办公室 2016年12月30日印发
附件1
工程项目采购（招标）管理实施细则
第一条 本细则制定和实施的前提和依据是《湖南第一师范学院采购（招标）项目管理办法》。
第二条 本细则中的工程项目是指：建筑物和构筑物的新建、改进、扩建、装修、拆除、修缮（与工程相关的勘察、设计、施工监理、检测、造价咨询、环境评估、招标代理、审计等服务项目，视为工程项目）；绿化工程（含设计、施工）。
第三条 工程项目的采购（招标）由学校相应主管职能部门具体负责，主管职能部门主要负责人负责日常工作，分管校领导任项目组组长，按学校规定的职责权限管理审批。
第四条 工程项目采购（招标）的具体程序。
1．项目申请：主管职能部门根据学校总体发展规划，就近期需要启动的项目，填写《采购（招标）项目前期申请表》，申请中应说明项目启动的原因、时间、资金额度、建设场地等。交分管校领导批示，经学校同意后，进入论证阶段。
2．前期论证（含项目预审）：成立以主管职能部门和分管校领导、使用部门、财务处、审计处、监察处的负责人及相关专业技术人员组成的项目组，由项目组牵头组织项目论证，论证内容包括：项目的必要性、可行性，工程量，工程所需要的材料及设备的规格、品牌、产地，工期，市场价格，项目经费预算等。根据论证情况，编写项目论证书，填写《采购（招标）项目前期论证登记表》，论证人员在登记表上签名确认。
3．项目立项：主管职能部门根据项目论证的情况，准备所需的相关材料，填写《采购（招标）项目立项审批表》，按学校规定权限审批，必要时报省主管部门立项。
4．项目立项后，按上级文件精神和《湖南第一师范学院采购（招标）项目管理办法》完成采购（招标）程序。
5．项目实施及监督：根据项目规模的大小，学校主管职能部门派出现场监管人员和技术人员，加强对施工的监管。对施工中所用的材料（设备）、数量、品牌、厂地、规格逐一查验，批量的材料（设备）进场后须会同审计处等相关部门共同查验。
6．验收：验收分为隐蔽工程验收和竣工验收。
（1）隐蔽工程验收
工程施工中，对所覆盖和掩埋的内容必须在覆盖和掩埋之前由建设方（含监理、主管职能部门、审计处等部门人员及技术专家）和施工方共同验收，并由验收人员或监理签字，必要时拍照取证，以备后查。
（2）竣工验收
由校领导（根据项目规模大小确定是否需要校长、纪委书记、分管校领导参加）、主管职能部门、使用部门、财务处、审计处等部门组成的验收小组（技术性较强的可外聘专家，有政策规定的按政策规定执行）进行验收，验收时必须做好记录，并作出验收结论，填写《采购（招标）项目验收登记表》，由验收人员或监理签字确认，需要整改的必须书面提出整改建议，限期按质整改。整改后的情况，由现场监督人员告知相关职能部门，由验收小组复查。监察处可以派人监督验收过程。
7．变更
（1）变更条件
工程变更分为设计变更和甲方（招标方）变更。满足以下两个条件之一的，可按程序进行工程变更签证；否则，不允许进行变更。
① 设计变更
按招标时的勘探资料及设计图纸施工，不能满足实际技术要求，经过设计单位、勘探单位和监理单位共同确认必须变更的，如基础超深（挖）、基础或上部结构形式更改或数量增加等。
施工图会审综合意见和审图公司修改意见，如属强制性规定的，直接按规定修改后执行；如属建议性意见，必须由学校主管职能部门根据实际情况填写《采购（招标）项目变更审批表》，按权限审批后执行。
② 甲方变更
指甲方（招标方）根据实际需要，从投资、工期或日后使用的合理性等方面对工程项目某部分的材料或使用功能等进行的更改。
使用部门在建设过程中提出更改要求，主管职能部门受理后，应填写《采购（招标）项目变更审批表》，按规定权限报批。
（2）变更程序
符合工程变更条件，需要变更时，须严格按“技术确认→造价分析→价格确定→学校确认→现场签证”的程序办理变更相关手续。
① 技术确认与造价分析
基建工程项目签证由施工方提出签证申请，工程项目总监认定，主管职能部门根据现场实际情况，组织使用部门、财务处、审计处、监察处等部门进行审核，确定可行的优化的变更方案（包括书面说明、施工图、造价分析等），填写《采购（招标）项目变更论证登记表》，按程序报批。
对于项目变更，施工单位要说明变更的理由和必要性，变更后的结果和作用，概算变更前后的成本情况，并作出成本比较分析。难度大、技术复杂、学校内部把握不准的，可邀请校外有关专家进行变更论证，并请工程造价公司对工程项目进行造价预算。政府投资项目重大变更，需按相关程序报批后方可施工。
书面确认资料（变更通知）作为技术文件。技术文件是竣工资料的一部分，由主管职能部门负责归档。
② 变更价格的确定
投标报价清单中,有综合单价的,按综合单价计价。
无综合单价的,参照湖南省建设工程清单最新计价办法，由项目承包方与我校（建设方）协商定价。
工程量清单无适应变更的子目，但有类似子目的，按类似子目计价。无类似子目的，依据消耗量标准、市场价格、相应费用，由我校（建设方）、施工方双方协商定价。
③ 学校确认
学校主管部门按“①使用部门负责人→②主管职能部门负责人→③财务处负责人→④审计处负责人→⑤项目组组长（分管校领导）→⑥校长→⑦校长办公会→⑧党委会”的顺序完成书面确认程序：
其中，造价估算人民币在3000元以下的，按前二项顺序确认；造价估算在3000元（含）以上1万元以下的，按前五项顺序确认；造价估算在1万元（含）以上、5万元以下的，按前六项顺序确认；造价估算在5万元（含）以上、20万元以下的，按前七项顺序确认；造价估算在20万元（含）以上的，按前七项顺序确认后，提交校党委会研究确认。
书面确认资料由项目主管职能部门负责归档。上述资料作为结算依据的一部分。
④现场签证
变更方案实施前，主管职能部门必须完成上述程序。
现场签证分以下两种情况：
a.按变更后的施工图施工的，则此施工图作为结算审核的依据。工程量根据计价规则按图计算。主管职能部门以书面形式通知施工单位实施。
b.需根据现场实际情况施工，工程量须现场实际度量的，按以下规定执行：
造价估算人民币在3000元以下的，由主管职能部门现场代表、施工单位现场代表和监理单位现场代表三方共同签字确认，学校审计部门根据书面资料抽检。如属隐蔽工程，主管职能部门须保留相应的数码照片作为竣工资料。
造价估算人民币在3000元（含）以上的，由学校财务处、审计处代表，主管职能部门现场代表，施工单位现场代表和监理单位现场代表五方共同签字确认。主管职能部门至少需提前半个工作日通知财务处、审计处，以便于安排工作。如属隐蔽工程，主管职能部门须保留相应部位的数码照片作为竣工资料。
书面确认资料由主管职能部门负责归档。上述资料作为结算依据的一部分。
第五条 本细则从发布之日起执行。
第六条 凡未涉及到的其他类似性质的项目依照本细则执行。
附件2
货物采购项目（招标）项目管理实施细则
第一条 本细则制定和实施的前提和依据是《湖南第一师范学院采购（招标）项目管理办法》。
第二条 本细则所指的货物是：
1．交通工具
2．电器设备
3、办公设备（含办公家具）
4．计算机软件
5．教学设备（含实验室建设）
6．学生军训服（含校服）
7．学生生活用品
8．学生接收机
9．网络设备
10．网络工程
11．监控设备
12．系统集成
13．医疗设备
14．原材料、燃料
15．实验耗材
16．消防耗材
17．医用药品
18．学生课桌椅
19．食堂厨具和燃气设备
20．教材
21．图书（含电子出版物）
22．文物
23．其他
第三条 货物的采购，按其行政职能，归口到下列职能部门，并由其负责相关项目采购（招标）的具体工作。
1．前款中1—13项的采购（招标）归口资产管理处。
2．前款中14项的原材料中的水电耗材归口后勤处，其他原材料归口资产管理处，车队用燃料归口党委行政办公室，其他燃料归口后勤处。
3．前款中15项的实验耗材，公共实验室耗材归口现代教育技术中心，其他实验耗材归口资产管理处。
4．前款中的16项归口保卫处。
5．前款中的17、18、19项归口后勤处。
6．前款中的20项归口教务处。
7．前款中的21项归口图书馆。
8．前款中的22项归口文物管理处。
9．尚未列入的其他货物采购项目，由校长确定主管职能部门。
第四条 凡纳入政府采购（招标）的项目，按政府采购规定程序完成，其他项目按《湖南第一师范学院采购（招标）项目管理办法》中的第三章执行。
第五条 协议供货
1．具体项目采购确定为政府协议供货时，供货商必须具备有效资质。
2．项目主管职能部门组织相关单位和人员进行市场询价，调查所采购品目当时当地的最低价格。
3．由项目主管职能部门和监察处从当年度湖南省财政厅关于省直行政事业单位年度协议供货的中标厂商中选择三家以上的协议供货商作为候选，按照竞争性谈判评审程序确定最终供货商。
第六条 变更
货物采购合同一经签订，双方不得擅自变更。确需变更的，必须遵循以下原则：
1．标的物变更。合同履行时，采购方需要追加标的物，在不影响合同其他条款时，可与供应商签订补充合同，但追加的标的物的金额不得超过原合同总价的10%。
2．产品的型号变更。履行合同时，若因市场对合同中的产品已升级或停产，必须使用替代产品。则替代后的产品，必须满足或优于合同中的各项技术参数指标，且价格不高于原产品价格。
3．变更程序。由主管职能部门填写《采购（招标）项目变更审批表》，按“使用部门→主管职能部门→监察处→项目组组长（分管校领导）→校长”的程序依权限审批。变更金额1万元以下的，经项目组组长同意后实施；变更金额1万元及以上的，经校长同意后实施。
第七条 本细则中未尽事宜，由相关主管职能部门与项目组协商解决。
第八条 本细则自公布之日起执行。
附件3
服务项目采购（招标）管理实施细则
第一条 本细则制定和实施的前提和依据是《湖南第一师范学校采购（招标）项目管理办法》。
第二条 本细则中的服务项目采购（招标）按其管辖权限归口相应职能部门负责。分管校领导任项目组组长，各职能部门的主要行政负责人负责采购（招标）具体工作。
第三条 相关职能部门根据采购（招标）任务，依照《湖南第一师范学院采购（招标）项目管理办法》进行相关采购（招标）。
第四条 服务项目采购（招标）管理归口：
1．汽车保险、维修、定点加油、法律服务、车辆租赁、大型会议定点项目，由党委行政办负责采购（招标）的具体工作。
2．软件开发、印刷、资产租赁、资产处置、网络租赁、网络维护、门面租赁、重大物资采购招标代理项目、新生入学商家赞助，由资产管理处负责采购（招标）的具体工作。
3．物业管理、餐饮服务、绿化养护由后勤处负责采购（招标）的具体工作。
4．尚未列入的其他服务项目，原则上由校长确定主管职能部门，必要时提交校长办公会或党委会确定主管职能部门。
第五条 本细则自公布之日起实行。
附件4
项目采购（招标）评审程序
第一 公开招标或邀请招标评审程序
一、资格性检查
（一）检查的范围:是否按照招标文件规定要求提交投标保证金；是否按照招标文件规定要求密封、签署、盖章；是否按照招标文件要求具备投标资格并提交资格证明文件等。资格审查的情况由主管职能部门整理并签字后，交评审小组成员逐一核对审查，形成资格性检查评审意见，评审小组成员在资格性检查评审意见上签名。
（二）投标文件有下列情况之一的，应当在资格性检查时按照无效投标处理：
1．未按照招标文件规定要求交投标保证金的；
2．未按照招标文件规定要求密封、签署、盖章的；
3．不具备招标文件中规定资格要求的；
4．不符合法律、法规和招标文件中规定的其他实质性要求的。
（三）具备投标资格的投标方有三家或三家以上时，进入符合性检查阶段。
二、符合性检查
（一）依据招标文件的规定，对投标文件的有效性、完整性、合法性和对招标文件的响应程度进行审查，确定投标方是否对招标文件的实质性要求做出响应。作出实质性响应的投标方有三家或三家以上时，进入下轮评标程序。
（二）符合性检查时，投标文件有下列情况之一的视为非实质性响应:
1．投标文件中技术要求达不到招标文件中带“★”的技术条款要求或国家强制性标准；
2．合同工期或交货期超过招标文件规定的期限或允许范围；
3．投标附有招标方不能接受的条件。
三、废标
评标时，遇到下列情况之一，应予废标：
（一）符合专业条件的投标方或者对招标文件做出实质响应的投标方不足三家的；
（二）出现影响采购公正的违法、违规行为的；
（三）投标方的报价均超过采购预算，招标方不能支付的；
（四）因重大变故，采购任务取消的。
四、澄清
（一）当投标文件中出现含义不明确、同类问题表述不一致或者有明显文字和计算错误等非实质性内容时，评审组应用书面形式，通知投标方做出必要的澄清。
（二）澄清不包括未宣读的投标价格、价格折扣和招标文件允许提供的备选投标方案等实质内容。
（三）澄清的内容仅限于投标文件基本符合招标文件要求，但在个别地方存在着并不构成重大偏差的情况，并且补正这些遗漏或不完整不会对其他投标方造成不公平的结果，也不会通过补正而使其投标变为响应投标。
澄清不得对原投标文件做实质性的修改，不得影响投标文件的效力。
（四）投标方的投标文件不响应招标文件规定的重要商务和技术条款（参数），或重要技术条款（参数）未提供技术支持资料(技术支持资料以招标文件要求为准)的，评审组不得要求其进行澄清或补充。
（五）投标方的澄清应采用书面形式，由本项目授权的投标代表签字。
（六）有效的书面澄清材料，是投标文件的补充材料，成为投标文件的组成部分。
（七）投标文件出现下列情况的，按照以下原则处理：投标文件的大写金额和小写金额不一致的，以大写金额为准；总价金额与按单价汇总金额不一致的，以单价金额计算结果为准；单价金额小数点有明显错位的，应以总价为准，并修改单价；对不同文字文本投标文件的解释发生异议的，以中文文本为准。
五、比较与评价投标文件
（一）评审组应按照招标文件中规定的评标方法对合格的投标文件进行商务和技术评估，综合比较与评价。
（二）采购货物和服务项目评审过程中，不得去掉评审合格的最低报价。投标人的资格条件，不得列为评分因素。
（三）货物、服务招标采购的评标方法分为最低评标价法、综合评分法和性价比法。
1．采用最低评标价法时，应以价格为主要因素确定中标候选投标方。评标时，应从满足招标文件要求的最低报价开始进行评审。
2．采用综合评分法时，应在最大限度地满足招标文件实质性要求前提下，按照招标文件规定的各项因素进行综合评审。
（1）综合评分的主要因素是：价格、技术、财务状况、信誉、业绩、服务、对招标文件的响应程度、自主创新因素、环保节能因素，以及相应的比重或者权值等。
（2）综合评分法中的价格分统一采用低价优先法计算，即满足招标文件要求且投标价格最低的投标报价为评标基准价，其价格分为满分。
3．采用性价比法时，应按照要求对投标文件进行评审后，计算出每个有效投标方除价格因素以外的其他各项评分因素(包括技术、财务状况、信誉、业绩、服务、自主创新因素、环保节能因素、对招标文件的响应程度等)的汇总得分，并除以该投标方的投标报价，按商数（评标总得分）进行排名。
（四）评审组各成员应当独立对每个有效投标投标方的投标文件进行评价打分，然后汇总每个投标投标方每项评分因素的得分。评标总得分计算汇总后，评审组不得重新打分。否则，本次评标结果无效。
六、推荐中标候选投标方名单
（一）采用最低评标价法的，按投标报价由低到高顺序排列。投标报价相同的，按技术指标优劣顺序排列。评审组认为排在前面的中标候选投标方的最低投标价或者某些分项报价明显不合理或者低于成本，有可能影响商品质量和不能诚信履约的，应当要求其在规定的期限内提供书面文件予以解释说明，并提交相关证明材料；否则，评审组可以取消该投标方的中标候选资格，按顺序由排在其后的中标候选投标方递补，以此类推。
（二）采用综合评分法的，按评审后得分由高到低顺序排列。得分相同的，按投标报价由低到高顺序排列。得分且投标报价相同的，按技术指标优劣顺序排列。
（三）采用性价比法的，按商数得分由高到低顺序排列。商数得分相同的，按投标报价由低到高顺序排列。商数得分且投标报价相同的，按技术指标优劣顺序排列。
七、编写评标报告
评标报告由评审组全体成员签字的原始评标记录和评标结果等组成。填写《采购（招标）评审登记表》，评审组成员、监察人员等需认真核对评标记录与评审结果，并签字确认。
第二 竞争性谈判评审程序
一、商务技术谈判响应文件资格性检查
竞争性谈判响应文件分为商务技术谈判响应文件和报价文件。报价文件在资格性检查及符合性检查阶段不得拆封。在谈判开始前，谈判小组应依据法律法规和谈判文件的规定，对商务技术谈判响应文件中的资格证明、投标保证金等进行审查，以确定投标投标方是否具备谈判资格。满足资格条件的投标方达到三家以上的，谈判进入符合性检查阶段。
二、商务技术谈判响应文件符合性检查
依据谈判文件的规定，谈判小组从商务技术谈判响应文件的有效性、完整性和对谈判文件的响应程度等方面进行审查，以确定是否对谈判文件的实质性要求做出响应。
符合性检查时，商务技术谈判响应文件有下列情况之一的视为非实质性响应：
（一）商务技术谈判响应文件达不到谈判文件中带“★”的技术条款要求或国家强制性标准的；
（二）合同工期或交货期超过谈判文件规定的期限；
（三）投标附有招标方不能接受的条件；
（四）不符合谈判文件中规定的其他实质性要求；
三、所有投标方商务技术谈判响应文件全部不满足谈判文件要求的，按照以下情况分别处理：
（一）属于谈判文件商务技术条款（参数）制订不合理的，谈判小组修改谈判文件，谈判继续进行；
（二）谈判文件商务技术条款（参数）制订没有问题的，谈判中止，招标方重新开展采购活动；
四、对谈判文件的实质性要求做出响应的投标方不足三家的，按照以下情况分别处理：
（一）谈判文件不存在歧视性条款或不合理条款，做出实质性响应的投标方达到二家的，谈判小组认为继续谈判能够引起充分竞争且技术上满足谈判文件要求、报价低于采购预算，谈判小组出具书面意见，经项目组与纪委书记协商报校长同意后，谈判可以继续进行。
（二）谈判文件不存在歧视性条款或不合理条款，做出实质性响应的投标方只有一家，谈判小组认为投标方确实只有一家的，谈判小组出具书面意见，经项目组与纪委书记协商报校长同意后，改为单一来源采购方式进行。
（三）谈判文件存在歧视性条款的，中止谈判，招标方重新开展采购活动。
五、澄清
对商务技术谈判响应文件中含义不明确、同类问题表述不一致或者有明显文字错误等非实质性内容，谈判小组应以书面形式并由谈判小组成员签字，通知投标方做出必要的澄清。投标方的澄清应当采用书面形式，由本项目授权的谈判代表签字。
（一）投标方的商务技术谈判响应文件不响应谈判文件规定的重要商务和技术条款（参数），或重要技术条款（参数）未提供技术支持资料(技术支持资料以谈判文件要求为准)的，谈判小组不得要求其进行澄清或后补。
（二）澄清不得对原商务技术谈判响应文件做实质性的修改，不得影响商务技术谈判响应文件的效力。澄清的内容仅限于商务技术谈判响应文件基本符合谈判文件要求，但在个别地方存在着并不构成重大偏差的情况，并且补正这些遗漏或不完整不会对其他投标方造成不公平的结果，也不会通过补正而使其投标由不响应变为响应。
（三）有效的书面澄清材料，是谈判文件的补充材料，成为谈判响应文件的组成部分。
六、谈判
（一）第一轮谈判
1．谈判小组根据采购项目的特点及投标方商务技术谈判响应文件，认真审核以下内容：
（1）设备选型、配置、方案、工程量清单等；
（2）供货、服务范围等；
（3）完工时间；
（4）技术和售后服务；
（5）合同履行能力及措施；
（6）谈判文件规定的其他内容。
2．在本轮谈判过程中，若谈判小组认为参与谈判的投标方满足谈判文件的要求，则通知所有投标方在规定的时间内，进行分次报价和最终报价，最终报价一旦报出，谈判小组不得要求投标方再次报价，应按照最终报价从低到高，推荐成交候选人，谈判结束。
3．投标方每次报价应当分次同时拆封，由谈判小组工作人员造册登记。最终报价应当众拆封，当众宣布，并由投标方签字确认。
（二）谈判文件的修改
在第一轮谈判过程中，不能确定成交结果的，经招标方同意，谈判小组可以修改谈判文件，优化采购方案，进行第二轮谈判。谈判文件修改，应经谈判小组集体讨论，且应当以书面形式通知所有参加第一轮谈判的投标方，并征求投标方意见，确定投标方修正原响应文件所需的时间，要求投标方签收修改后的谈判文件。
（三）第二轮谈判
1．参与第一轮谈判的投标方递交修正后的商务技术谈判响应文件及报价文件，并由授权代表签字（盖章）后密封递交给谈判小组，修正后的响应文件同样具有法律效力。在规定时间内未递交的，视同放弃参与谈判。
2．谈判小组依据修改后的谈判文件及投标方修正后的商务技术响应文件进行谈判。
3．谈判小组确认投标方的谈判响应文件满足谈判文件的要求，通知所有投标方在规定的时间内，进行分次报价和最终报价，按照最终报价从低到高，推荐成交候选人，谈判结束。
（四）谈判终止
1．谈判时，遇到下列情况之一，谈判应当终止：
（1）因谈判文件资质设置不合理，符合资质条件的投标方不足三家的；
（2）出现影响采购公正的违法、违规行为的；
（3）投标方的最终报价均超过采购预算，招标方不能支付的；
（4）因重大变故，采购任务取消的。
2．谈判小组应将谈判终止理由通知所有参与谈判的投标方。
（五）推荐成交投标方
谈判小组应当比照最低价评标法，依据符合采购需求、质量和服务相等且报价最低的原则，向招标方提供成交候选人名单或直接推荐成交投标方。
（六）编写谈判报告
谈判报告由谈判小组全体成员签字的原始谈判记录和评审结果等组成。填写《采购（招标）评审登记表》，谈判小组成员等需认真核对谈判记录与评审结果，并签字确认。
第三 询价采购评审程序
一、资格性检查
（一）资格性检查的范围为是否提交投标保证金、是否按照询价文件规定要求密封、签署、盖章，是否按照询价文件要求投标方提交资格证明文件等。
报价文件有下列情况之一的，应当在资格性检查时按照无效投标处理：
1．应交未交投标保证金的；
2．未按照询价文件规定要求密封、签署、盖章的；
3．不具备询价文件中规定资格要求的。
（二）资格性检查情况由采购代理机构整理后，交询价小组成员审核，并形成资格性检查评审意见。询价小组工作人员、询价小组应在资格性检查评审意见上签字。
具备投标资格的投标方满足三家或三家以上时，进入符合性检查阶段。
二、符合性检查
（一）依据询价文件的规定，对报价文件的有效性、完整性、合法性和对询价文件的响应程度进行审查，确定是否对询价文件的实质性要求做出响应。作出实质性响应的投标方满足三家或三家以上时，进入下轮程序。
（二）符合性检查时，报价文件有下列情况之一的视为非实质性响应:
1．报价文件达不到询价文件中带“★”的技术条款要求或国家强制性标准；
2．合同工期或交货期超过询价文件规定的期限或允许范围；
3．投标附有招标方不能接受的条件；
4．不符合法律、法规和询价文件中规定的其他实质性要求的。
三、废标
（一）评议时，遇到下列情况之一，询价小组应予废标：
1．符合资质条件的投标方不足三家的或对询价文件做出实质响应的投标方不足三家的；
2．出现影响采购公正的违法、违规行为的；
3．投标方的报价均超过采购预算，招标方不能支付的；
4．因重大变故，采购任务取消的。
（二）询价小组应将废标理由通知所有投标投标方。
四、澄清
（一）对报价文件中含义不明确、同类问题表述不一致或者有明显文字和计算错误等非实质性内容，询价小组应以书面形式并由询价小组成员签字，通知投标方做出必要的澄清。投标方的澄清应当采用书面形式，由本项目授权的投标代表签字，且澄清不得超出报价文件的范围或者改变投标文件的实质性内容。
（二）投标方的报价文件不响应询价文件规定的重要商务和技术条款（参数），或重要技术条款（参数）未提供技术支持资料(技术支持资料以询价文件要求为准)的，询价小组不得要求其进行澄清或后补。
（三）澄清不得对原报价文件做实质性的修改，澄清不影响报价文件的效力，澄清的内容仅限于报价文件基本符合询价文件要求，但在个别地方存在着并不构成重大偏差的情况，并且补正这些遗漏或不完整不会对其他投标方造成不公平的结果，也不会通过补正而使其投标由不响应变为响应。
（四）有效的书面澄清材料，应当作为报价文件的补充材料，成为报价文件的组成部分。
（五）报价文件出现下列情况的，按照以下原则处理：报价文件的大写金额和小写金额不一致的，以大写金额为准；总价金额与按单价汇总金额不一致的，以单价金额计算结果为准；单价金额小数点有明显错位的，应以总价为准，并修改单价；对不同文字文本报价文件的解释发生异议的，以中文文本为准。
五、比较和评议报价文件
询价小组应对通过资格性和符合性检查的报价文件进行商务和技术评估，按照有效报价从低至高给予评价。
六、推荐成交投标方
询价小组应当比照最低评标价法，依据符合采购需求、质量和服务相等且报价最低的原则，向招标方提供成交候选人名单或直接推荐成交投标方。
七、编写询价报告
询价报告由询价小组全体成员签字的原始询价记录和评审结果等组成。需填写《采购（招标）评审登记表》，谈判小组成员等需认真核对询价记录与评审结果，并签字确认。
本评审程序自公布之日起执行。上级行政机关对采购（招标）评审程序有新规定的，按其新规定执行。
附件5
采购（招标）项目管理相关表格
（略）
